perguntas frequentes

Esclareça as suas dúvidas

domvs

Para aceder ao DOMVS entra em https://domvs.ponto25.com/, clica em Login e introduz a sua entidade, utilizador e password. Caso ainda não conheça a aplicação pode aceder a uma versão demonstração durante 15 dias.
A aplicação DOMVS não tem planos específicos, cada utilizador pode construir o seu próprio plano. Assim, pode escolher apenas os módulos que utiliza, de acordo com as suas necessidades.
Os módulos disponíveis são gestão de arrendamentos, gestão de condomínios, faturação, contas correntes, pacotes SMS e gestão de referências multibanco.
Sim, no preço da licença já estão incluídas todas as atualizações anuais. Pode consultar a nossa tabela de preços em https://domvs.ponto25.com/.
Sim, o DOMVS possui certificação da Autoridade Tributária e Aduaneira sob o n.° 1540, sempre atualizado pela legislação em vigor.
Sim, o utilizador não tem de se preocupar com isso. As cópias de segurança são efetuadas automaticamente pelo DOMVS, duas vezes por dia, de forma a garantir a total segurança da informação.
A segurança é um aspeto ao qual damos muita importância. Por isso os nossos servidores estão alojados nos melhores data center existentes no mercado, com backups automáticos duas vezes ao dia, semanais e mensais. Em relação às ligações ao servidor são efetuadas através do protocolo https.
Pode colocar as suas dúvidas no site do DOMVS através do formulário de contacto, na própria aplicação encontra uma área de suporte técnico, e pode também enviar as suas questões para apoiotecnico@ponto25.pt.
Inicialmente receberá os dados de acesso no seu e-mail, mas ao aceder ao DOMVS pela primeira vez deverá alterar a password. O que recomendamos é que escolha uma password fácil para se lembrar, mas difícil para se descobrir.

arrendamentos

Para criar um novo contrato deve aceder ao menu Movimentos – Contratos – Tabela. Clique no botão Novo e preencha a ficha do contrato. No final clique em Gravar e o contrato será criado.
O processamento de rendas é automático. Assim, quando cria um contrato, a renda será processada automaticamente e poderá emitir naquele momento o recibo correspondente.
Sim, pode. Para anexar documentos a um contrato deve aceder ao contrato, e, no separador Documentos pode inserir e digitalizar todo o tipo de documentos, tais como documentos de identificação, entre outros.
Para emitir um recibo acede ao menu Movimentos – Tesouraria – Inquilinos. Indica o inquilino, seleciona a ou as rendas, no separador Pagamento indica os dados de pagamento e clica em Gravar. Assim o recibo é emitido e pode proceder à sua impressão.
Sim. Após emitir um recibo de renda, tanto a conta corrente do inquilino como do proprietário são atualizadas automaticamente. E ao emitir um recibo, a próxima renda é lançada também de forma automática.
Sim, pode. No menu Movimentos – Contratos – Tabela, seleciona o contrato, e do lado direito encontra o menu Multibanco, através do qual pode gerar referências multibanco e enviá-las por SMS aos arrendatários.

comunicação à autoridade tributária e aduaneira

O SAFT é um ficheiro normalizado, que engloba um conjunto de registos contabilísticos, faturação e documentos de transporte. O SAFT encontra-se em formato XML, por isso se o tentar abrir não irá entender o seu conteúdo. O ficheiro é apenas entendido pelo software da AT.
Para exportar o ficheiro SAFT-PT deve aceder ao menu Utilitários – SAFT PT. Indica o período de emissão dos documentos que pretende comunicar e a seguir clica em ficheiro. Assim, automaticamente, o sistema faz o download do ficheiro, no formato XML. Se pretender pode enviar o ficheiro por e-mail, clica em e-mail, e assim é apresentada uma janela de envio já com o ficheiro em anexo.
O ficheiro SAFT deve ser enviado à AT até ao dia 20 do mês seguinte. Ou seja, até ao dia 20 de abril tem de enviar o SAFT relativo aos documentos que emitiu durante o mês anterior, março.
Tal como referido pela AT, desde janeiro de 2013, apenas é obrigado a comunicar, através do envio mensal do SAFT, as faturas que emite. Assim, nos meses em que não emitir faturas não tem de efetuar qualquer comunicação a esse nível.

utilizadores

Para criar um utilizador acede ao menu Tabelas – Utilizadores – Edição de Utilizadores. Clica em novo e é apresentada uma nova ficha de utilizador, onde deve preencher os dados e no final gravar. Atenção que apenas o administrador tem acesso a esta funcionalidade.
Para apagar um utilizador, acede à respetiva ficha de utilizador e clica em apagar. Atenção, pois caso já existam movimentos fiscalmente relevantes registados pelo utilizador não será possível apagá-lo.
Sim, pode, mas apenas o administrador. Deve aceder ao menu Tabelas – Utilizadores –Gestão de Acessos aos Utilizadores. Indica o utilizador e clica em processar. Deve selecionar a que menus o utilizador terá acesso, e também o tipo de acesso: Edição, Introdução ou Consulta. No final deve clicar em gravar.

configuração de conta

Para alterar a password deve clicar no botão de utilizador onde deve escolher a opção Alterar Password, aí deve introduzir a password atual e a nova password. Pode também aceder ao menu Tabelas – Utilizadores – Alteração de Password.
Para adicionar o logotipo da sua empresa deve aceder ao menu Utilitários – Configurações –Dados da Empresa. No separador logotipo pode efetuar o upload do ficheiro.
Sim, pode. Cada utilizador pode personalizar a sua própria barra de botões. Para isso, cada utilizador, deve aceder ao menu Utilitários – Configurações – Barra de Botões. Pode adicionar ou retirar os botões disponíveis e também alterar a ordem de apresentação dos mesmos.

listagens e relatórios

Para obter listagens acede ao menu Listagens. Aí encontra vários tipos de listagens, tais como de imóveis, inquilinos, proprietários, mapas de impostos, emissão de documentos, entre outros.
Relativamente às listagens pode analisá-las diretamente no DOMVS, pode exportá-las em PDF, Excel e Word, e pode também enviá-las por e-mail.
Pode visualizar vários tipos de listagens, que vão desde listagens de imóveis, entidades, condomínios, extratos de contas correntes, pendentes, mapas de impostos, balancetes, pagamentos, recebimentos por multibanco, entre outros.
Sim, pode. Acede ao menu Gestão – Inventário de Caixa, onde deve selecionar o intervalo de tempo pretendido, selecionar a conta e clicar em Processar. Assim, o inventário é apresentado automaticamente e pode guardar ou imprimir.
Para além da listagem de condomínios, obtemos também o orçamento anual e de obras, relatório de contas, convocatórias de reuniões, listas de presenças e também o balancete de condomínios e condóminos.

versão demonstração

A versão de demonstração do DOMVS fica disponível para avaliação, sem qualquer custo, durante o período de 15 dias. Durante esse período experimental será contactado pela Ponto 25 para confirmação da subscrição da aplicação.
Sim, pode. Apenas tem de nos dizer o que pretende manter. Pode manter toda a informação que introduziu nas tabelas.
Na versão demonstração tem apenas acesso às funcionalidades dos módulos que escolheu. Se pretender ter acesso a todas as funcionalidades deve selecionar todos os módulos disponíveis.

suporte

Pode aceder ao manual de apoio do DOMVS quando estiver a utilizar a aplicação. Na janela principal, no menu Documentação, encontra o manual completo. E, ao navegar pela aplicação, encontra em cada menu o botão de ajuda, onde pode visualizar uma breve explicação de cada menu.
Sim, existem vários vídeos de demonstração do DOMVS que o ajudarão na exploração da aplicação. Pode aceder-lhes através da ajuda no site do DOMVS, na nossa página do YouTube e também na própria aplicação.

atualização de rendas

Sim, pode. Através do menu Movimentos – Contratos – Atualizações, seleciona o mês de atualização e assim os contratos são apresentados. Seleciona o ou os contratos pretendidos e clica em Gravar e os mesmos são atualizados.
Acede ao menu Utilitários – Configurações – Preferências, no separador Coeficientes de Reajuste de Rendas pode definir o coeficiente e o período ao qual se aplica.
Sim, pode. No menu Movimentos – Contratos – Cartas de Atualização, seleciona o mês de atualização, de seguida seleciona o ou os contratos e pode efetuar a preparação de cartas.

condomínios

Para criar um condomínio deve aceder ao menu Tabelas – Condomínios. Clica em novo e preenche a ficha com os dados correspondentes. Atenção para o facto de ter de criar primeiro o condomínio e só depois os condóminos, para que os mesmos possam ser associados ao respetivo condomínio.
No menu Movimentos – Orçamentos – Anual, seleciona o condomínio e o ano, e, no separador Inserção de Rubricas, acrescenta todas as rubricas que pretende incluir no orçamento assim como os valores correspondentes.
Depois de efetuar o orçamento anual, acede ao menu Movimentos – Orçamentos – Frações, seleciona o condomínio e efetua o lançamento das rubricas.
Sim, pode. No menu Movimentos – Orçamentos – Frações, indica o condomínio, assim são apresentados todos os condóminos e rubricas. Seleciona o condómino e depois seleciona apenas as rubricas pretendidas.
Acede ao menu Movimentos – Orçamentos – Quotas, seleciona o condomínio e o ano e efetua o lançamento das quotas através do botão Lançar Quotas.
Os orçamentos de obra funcionam de forma semelhante ao orçamento anual de condomínio. Onde deve associar rubricas ao orçamento e valores correspondentes, depois deve efetuar a atribuição de rubricas e por último realizar o cálculo das quotas.
Em relação ao pagamento das quotas, é possível definir se estas são pagas pelo proprietário, pelo inquilino ou por ambos, podendo definir também o valor da quota paga por cada entidade. Pode ainda configurar a periodicidade dos pagamentos: mensais, trimestrais, semestrais ou anuais.
Sim, pode. Se aceder à conta corrente de um condomínio pode efetuar o lançamento de despesas, onde deve especificar o tipo de despesa. Pode também associar despesas ao condomínio quando emitir documentos de compra, no separador Condomínio pode associar a despesa, indicando o condomínio e a rubrica. Assim, o relatório de contas é atualizado podendo acompanhar a evolução do orçamento do condomínio.

tabelas

Deve aceder ao menu Tabelas – Entidades, onde encontra os diferentes tipos de entidades que pode criar. Pode criar condóminos, inquilinos, proprietários, fornecedores, entre outros. Note que para criar o inquilino e proprietário pode também fazê-lo aquando a criação do contrato.
Para alterar os dados de uma entidade, acede à respetiva ficha, altera os dados e no final clica em gravar. A qualquer momento pode proceder à atualização dos dados das fichas. O mesmo se aplica às outras tabelas.
Sim, pode. Ao introduzir o NIF e clicar no botão Identificar entidade pelo número de contribuinte, o sistema, automaticamente, através do portal VIES, introduz os restantes dados. Mas atenção que apenas o faz se estivermos perante uma empresa registada no portal.
As restantes tabelas, nomeadamente as de imóveis, condomínios, faturação e auxiliares, funcionam de forma semelhante às tabelas de entidades.

faturação

Acede ao menu Movimentos – Faturação – Vendas. Seleciona o tipo de documento, o tipo de entidade e só depois indica a entidade. Através do botão Nova introduz as linhas ao documento, onde deve indicar os dados do artigo e gravar. E no final, grava o documento e a fatura é emitida.
Para alterar a condição de pagamento de uma fatura que está a emitir, no menu Vendas acede ao separador Pagamento, e no campo condição de pagamento pode fazer a alteração. Pode adicionar condições de pagamento no menu Tabelas – Faturação – Condições de Pagamento.
Acede ao menu Movimentos – Faturação – Compras. Seleciona o tipo de documento, indica o fornecedor, introduz o número externo e de seguida insere as linhas do documento e no final clica em Gravar.
Sim, pode. Quando emitir uma compra, acede ao separador Condomínio, onde pode indicar a que condomínio se refere a despesa e a correspondente rubrica. Automaticamente os valores são atualizados no respetivo orçamento.
Para efetuar a faturação de proprietários acede ao menu Movimentos – Faturação – Proprietários. Indica o período de tempo, o mês de rendas e o ano e Processa. Assim são apresentados os proprietários e valores a faturar. Seleciona o ou os proprietários e clica em Faturar.
Para aderir deve preencher o formulário de adesão ao serviço e enviá-lo, por fax, e-mail ou correio normal, para a IfthenPay, juntamente com: Comprovativo do NIB indicado no contrato, onde conste o nome de titular da conta bancária que deverá corresponder ao do contrato; No caso de empresas: código de certidão permanente da empresa e documentos de identificação dos representantes legais; No caso de empresários em nome individual: documento de identificação e declaração de início de atividade.
Quando receber o e-mail da IfthenPay, acede ao menu Utilitários – Configurações – Dados da Empresa, e no separador Multibanco deve ativar o serviço e introduzir os dados que lhe foram atribuídos, nomeadamente a Entidade, Sub-Entidade e Chave BackOffice.
A adesão ao serviço não implica qualquer custo. Terá apenas uma taxa fixa de 0,70€ por cada pagamento multibanco efetivo, independentemente do seu valor, acrescendo IVA à taxa legal em vigor. Diariamente são transferidos os valores das referências pagas e deduzidas do custo do serviço. E mensalmente receberá uma fatura-recibo com o valor dos serviços prestados.
Sim, pode. Deve aceder ao menu Gestão – Recebimentos por Multibanco, aqui poderá verificar o histórico de pagamentos. Poderá analisar em detalhe quem efetuou pagamentos, o valor pago e data de pagamento, entre outras informações.

referências multibanco

Trata-se de um sistema que gera referências multibanco de forma automática. Essas referências servem para pagamentos de valores devidos à empresa, tornando-se uma mais-valia tanto para a empresa como para os seus inquilinos e condóminos.
O serviço de referências multibanco está associado ao módulo de SMS. Assim, quando acede a um contrato ou no momento da sua criação, encontra uma opção, Multibanco, através do qual pode gerar a referência multibanco, e enviar por SMS para o inquilino os dados para pagamento.
Imediatamente após o pagamento receberá uma notificação por e-mail com a indicação das referências pagas.

recibos e pagamentos

No menu Movimentos – Tesouraria encontra os menus Inquilinos e Condomínio. Deve aceder à opção pretendida, de seguida deve indicar a entidade, selecionar o recibo a emitir, indicar o modo de pagamento e gravar. Assim o recibo é emitido e pode proceder à sua impressão.
Acede ao menu Movimentos – Tesouraria – Proprietários, deve indicar o período dos pagamentos e processar. Assim são apresentados os proprietários com os valores correspondentes, seleciona os proprietários e grava os pagamentos.

definições gerais

Fatura é um documento comercial emitido por um vendedor, onde constam as condições gerais da transação e o valor a pagar pelo comprador. Nas compras de menor valor a fatura pode ser substituída pela fatura simplificada, cujo conteúdo é mais básico.
De acordo com o nº 5 do artigo 36º do CIVA, as faturas devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos: Nome e sede do fornecedor e do destinatário, e correspondentes NIFs; Quantidade e denominação dos bens ou serviços; Preço, líquido de imposto, e outros elementos incluídos no valor tributável; Taxas aplicáveis e o montante do imposto; Motivo justificativo da não aplicação do imposto, se for o caso; e Data em que os bens foram colocados à disposição ou data de prestação dos serviços, se diferente da data de emissão.
Tratam-se de documentos comerciais de acerto de contas, retificativos de faturas. No caso da nota de crédito, emitida ao comprador, a função é anular faturas emitidas. Na nota de débito, emitida pelo fornecedor, a função é aumentar o valor que temos a pagar em relação a uma ou mais faturas. Em ambas devem ser indicados os artigos ou serviços com respetivas quantidades e preços, assim como fazer referência à fatura a que respeitam.
Balancete é um documentos que reflete o estado financeiro de uma empresa, num determinado período de tempo. Incluí a lista total de créditos e débitos de todas as contas, assim como o saldo de cada uma delas, credor ou devedor.

vídeos

Veja como é fácil:
  • Atualização de Rendas

    O Processo de atualização de rendas

  • Componentes Básicas

    Primeiros passos no domvs

  • Faturação a Proprietários

    Processamento de faturas aos proprietários

  • Gestão de Arrendamentos

    Visão geral da gestão de arrendamentos

  • Gestão de Condomínios

    Visão geral sobre a gestão de condomínios

  • Recibos de Condomínio

    Emissão de recibos aos condóminos

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