Conduzir reuniões de condomínio pode não ser uma tarefa fácil. De forma a conduzir as reuniões da melhor forma é necessário algum trabalho de preparação, como notificar os participantes, comunicar-lhes a agenda, estabelecer os objetivos. Não se esqueça de tomar notas para a realização da ata posteriormente.
1. Ordem de trabalhos
Comece por estabelecer os assuntos a discutir e por que ordem. Deixe espaço no fim para outros assuntos adicionais.
Comunicar antecipadamente os objetivos poderá ajudar a aumentar a produtividade da reunião.
No sentido de o ajudar a conduzir a reunião escreva num papel os assuntos e os respetivos objetivos. Deixe espaço para notas que lhe poderão ser úteis na realização da ata.
2. Notificar
De seguida notifique os condomínios, não esquecendo os não residentes. Na aplicação Domvs vai poder encontrar em Listagens, opção condomínios, o item convocatórias que lhe permite emitir as cartas de notificação.
Em alguns países a lei define o tempo mínimo de aviso que se deve dar aos Condóminos. Também pode ditar o uso de Correio Registado.
3. Conduzir a reunião
Peça a assinatura dos presentes. Leve uma lista das frações e respetivos proprietários, na aplicação Ponto 25 poderá encontrar para impressão no item listas de presenças.
4. Ata
Terminada a reunião pegue nas notas que foi tirando e escreva a Ata. Deve fazê-lo logo depois para que não perca nenhuma informação relevante abordada durante a reunião. Depois de concluída peça a todos os participantes que assinem.